文書スリム化
１．対象組織
マネジメントシステム構築時に大量の文書を作成し、運用に悩んでいるということはありませんか。次のような課題を抱える組織に文書スリム化をお奨めします。
- 文書が多い
- 文書が活用されない
- 文書の内容が重なっている
- 情報が陳腐化している
- 必要な情報が伝達されない
- 文書が体系立てて整理されていない
２．コンサルティングのポイント
文書スリム化コンサルティングでは、文書のあるべき姿、文書の機能、類型を明らかにし、組織特有のウィークポイントを確認し、文書量の軽減だけでなく、文書ユーザーに必要十分かつ活用できる情報を文書化することを目指します。
３．コンサルティング例
| フェーズ | 内 容 |
|---|---|
| 1 | 文書の定義、機能、類型、役割を関係スタッフ間で明らかにし、文書スリム化に取り組む前提となる共通認識を持ちます。 |
| 2 | 組織内の既存文書を洗い出し、文書体系、内容についての課題を明らかにします。本来あるべき文書体系の完成型を描き、プロジェクトのゴールを明らかにします。 |
| 3 | 文書の見直し作業をします。必要な情報、意味ある情報、有益な情報を選別します。 |
| 4 | 見直した文書に関する、業務や作業の実態を確認し、見直した文書の妥当性を検証し、さらに文書の見直しを図っていきます。 |
※組織の規模、文書量により、フェーズ1～4の期間、コンサルティング工数を決定させていただきます。
