マニュアル作成
1. 文書化とは
マネジメントシステムを構築するにあたり、組織は様々な手順を決めます。その手順を関係者に周知できなければ、その後のマネジメントシステムは効果的に運用できません。
では、手順を関係者に確実に周知するために、組織はどのような手段をとれば良いのでしょうか。その方法は様々ですが、まずは手順を文書化することから始めることが効率的です。手順を文書化することにより、実施すべき作業内容、判断基準などが明確になり、人によるばらつきを抑え業務を確実に遂行することができます。また、マネジメントシステム規格の中にも手順の文書化が部分的に要求されています。
さらに、手順を文書化すれば教育の資料としても活用でき、組織にとって手順を文書化するメリットは大きいといえます。
2. 文書化のポイント
手順を文書化するメリットはありますが、全ての業務を文書化することが効果的であるとは限りません。企業によっては手順を必要以上に詳細に、あるいは不要なことも文書化し、かえって業務効率を低下させてしまうこともあります。
ここで、企業が考えなくてはならないことは、手順をどこまで文書化するのかです。文書化のポイントは以下のことが挙げられます。
- 組織の規模
- 業種、業態
- 業務の複雑さ
- 社員の能力
マネジメントシステムを効果的に運用するための鍵を握っているのは、組織の業務の特徴をしっかりと把握し、手順を過不足なく文書化することであるといえます。
3．マニュアル作成サービス
UL ASG Japanは、様々な業種・規模・特徴の組織へのコンサルティングを行ってきました。この豊富なコンサルティング実績から得られたノウハウをもとに、マニュアル作成のため以下のサービスを提供しております。
| 期 間 | 項 目 | 内 容 |
|---|---|---|
| 1 ヶ月 | 業務内容把握 文書体系整理 | 貴社の業務内容を把握し、文書体系、マニュアルの構成を提案いたします。 |
| ２～３ヶ月 | マニュアル作成 | 貴社の業務内容を確認しながら、マネジメントシステムの要求に適合したマニュアル作成を致します。また、ご要望により、作成した文書を使った社内教育を致します。 |
| ２ヶ月～ | 下位文書作成支援 | 下位文書は既存文書の存在、詳細さなど様々なケースがあります。下位文書の作成支援は、貴社のご要望に応じ支援させていただきます。 |
